استفاده از ایمیل های آماده ،معروف به تمپلیت (Template)، به استاد می گوید نه تنها شما در کار خود جدی نیستید، بلکه حتی برای استاد به آن اندازه ارزش قائل نبودید که کار های تحقیقاتی او را مطالعه کنید و  برایش ایمیلی جداگانه و اختصاصی بنویسید. از طرف دیگر، ایمیل های عمومی که می توان آنها را به ۱۰۰ نفر دیگر هم فرستاد این ذهنیت را در استاد بوجود می آورد که شما فقط قصد گرفتن پذیرش دارید و اصلا رشته و دانشگاه و استاد برای شما فرقی نمی کند و این ها یعنی به احتمال زیاد شما علاقه و انگیزه لازم برای کار در شرایط گاهاً سخت تحصیلات تکمیلی (graduate studies) را نخواهید داشت.

من گاهی می بینم برخی شرکت ها ادعا می کنند ایمیل ۱۰۰ ها استاد از رشته های مختلف را دارند و قالب ایمیل ثابتی طراحی کرده اند که در آن تنها  اسم استاد را تغییر می دهند و برای ۱۰۰ یا ۲۰۰ استاد موجود در دیتا بیس خود می فرستند. هزینه هر ایمیل هم نسبتا کم و در حدود ۵۰۰۰ هزار تومان است. دانشجو ها هم دلخوش به اینکه با هزینه کمتری به تعداد بیشتری ایمیل زده اند منتظر نتیجه می مانند. اما متاسفانه از هر ۱۰۰ ایمیل ممکن است یکی یا دو تا جواب داده شود که این یعنی از قضا دانشجوی مورد نظر هزینه بسیار بسیار گزافی (۵۰۰ هزار تومان) برای فقط ۲ ایمیل پرداخت کرده است. ضررهای دیگر مثل اتلاف وقت و نا امید شدن او که دیگر جای خود دارند. این افراد حتی آنقدر حرفه ای عمل نمی کنند که برای مثلاً هر ۱۰ نفر اعضای هیات علمی یک رشته در یک دانشکده همزمان ایمیل نزنند! مراقب باشید چطور برای آینده خود سرمایه گذاری می کنید.

حتی موضوع یا Subject ایمیل هم بسیار مهم است. خیلی از اساتید بعضی از ایمیل های ارسال شده از طرف دانشجو ها را حتی باز نکرده حذف می کنند. اگر شما هم در روز ۲۰ ایمیل دریافت کنید که همگی شبیه هم باشند و آنچه شما دنبالش هستید را در نداشته باشند، شما هم همه آن ۲۰ ایمیل را حذف خواهید کرد.  پس، خیلی مهم است که بدانید چطور باید اولین ایمیل را به استاد بزنید تا شانس باز شدن و خوانده شدن داشته باشد. این یک فرصت طلایی برای بالا بردن شانس گرفتن پذیرش و فاند (کمک هزینه تحصیلی) است.